建筑创作2023年1期

建筑工程档案管理的重要性及其强化策略分析

郭洋洋

身份证：152224199301010542

摘要：对建筑工程实现档案信息化管理的必要性进行了确定，创新性采用模型思维分析建筑工程档案信息化的管理逻辑，并对强化建筑工程档案信息化管理的有效措施展开讨论。指出建筑工程在实现与强化档案信息化过程中，应从数据库、安全防范、信息共享应用三个方面加以管理。

关键词：建筑工程；档案管理；档案信息化

引言

随着经济社会的发展，大量的信息技术被应用到建筑工程档案管理工作中，提高了档案管理的质量与效率。相较于传统的档案管理，信息化管理可以拓展档案存储空间，延长档案存储时间，实现档案信息的资源共享，为建筑工程管理打下扎实的信息基础，间接提高建筑企业的工程管理能力，降低施工成本，提高施工质量。

1建筑工程档案管理的重要性

1.1有利于后期管理维护工作的开展

档案管理人员要做好档案管理工作,将建筑工程的完整信息保存在相应的数据库中,为后期建筑结构及其内部各类设施的维护管理提供参考依据,帮助相关管理人员制定更加科学严谨的维护管理计划,将预防性维护工作落到实处。这样可以保证电气、给排水管道、暖风空调等相关设备设施的正常运行,有利于营造智能化、人性化的居住环境,提高建筑用户的满意度,为建筑行业的快速发展奠定基础。

1.2有利于提高建筑安全系数

评估人员只有对档案资料中记录的相关指标进行计算和分析,才能对建筑质量性能做出准确评价,判断其是否与规定标准相符,及早排除质量安全隐患,确保建筑运行的安全性和稳定性。档案管理人员只有加强建筑工程档案管理工作,做好分部分项工程的档案资料管理工作,才能保证建筑使用年限预测工作的顺利开展。建筑管理人员可以结合预测档案中的评估结果采用全生命周期管理策略,对建筑工程实施科学化、精细化的管理,从而为用户的生命财产安全提供切实保障。

2强化策略分析

2.1建立建筑工程档案管理数据库

在明确建筑工程档案管理重要性的基础上，为了实现对其管理效果的进一步强化，首先需要针对其建筑工程档案管理数据库进行构建。在构建过程中，将全过程管理作为依托，构建如图1所示的数据库结构。

图1建筑工程档案管理数据库结构图

根据图1中所示的数据库结构，将管理过程中产生的相关信息存储在对应模块当中，实现对各项信息的分层次管理。同时，在将各类数据信息汇入到上述各个存储模块时，还应当根据内容对数据信息进行格式上的统一，从而方便对其进行管理。在数据库基本内容的基础上，在对各类档案信息进行采集时，应当从多个渠道获取相关资料数据，并通过计算机的扫描功能，完成对相应数据的存储。

例如，针对建筑工程设计图纸、进度以及相关文件资料等进行统一归档，并将其包含的数据信息存储在计算机数据库当中，避免出现档案信息的损坏或丢失问题，提高管理的质量和效率。在完成对相关数据信息的存档后，按照全过程管理所需，将各类数据存储在对应存储模块当中，方便后续使用时对其进行查找。

2.2档案安全防范

第一，对于信息泄露引发的档案安全问题，应根据建筑档案安全保密程度进行分级，设定为无需保密、一般保密、严格保密三种等级，按照档案保密程度确定档案信息安全防范措施。例如：建筑工程中具有保密性质的信息内容在归档时应做好加密，灵活运用防火墙技术、加密技术等提升建筑工程信息化方案的安全程度。

第二，对于非信息泄露导致的安全问题（如文件受损、系统病毒等），则可制定安全保障机制，根据以往建筑工程档案信息化管理经验预测判断可能存在的安全风险，有针对性地制定安全防范方案。在实际管理过程中，为提高安全防范方案应用价值，对常见的档案信息化管理安全风险进行类型划分，如文件受损风险、系统病毒风险、非法入侵风险等，根据风险类型选择适宜的安全防护技术加以预防，以此降低安全问题发生概率[1]。

第三，做好建筑工程信息化档案的备份工作，不仅需从技术角度上构建档案“副本”，还应从物理角度上构建备份档案，通过物理隔离落实异地备份，用于保障档案长期可读性，并进一步提升建筑工程信息化档案的安全性，避免建筑工程内关键信息丢失而引发损失。按照物理隔离思路展开异地备份时，应将异地备份区域控制在原地区的100km以外，且不可采用相同电网体系，以此最大限度地提升信息化档案安全性，良好应对安全风险问题。备份管理工作不意味着安全风险问题不会危害信息化档案，需定期落实信息化档案的安全检查工作，除必要情况外，建筑工程信息化档案尽量不对外开放查询权限，以此避免信息化档案的查询、传输期间发生损坏。

2.3推动信息集成，实现档案信息共享

第一，档案信息化管理及建设离不开人的操作，程序规范、权责明确的人员分工是确保档案信息化科学管理及建设的基础。建筑企业主管项目建设部门要明确档案分管领导的责任，选派业务能力强、有责任心的人员负责档案信息化管理及建设工作，做到职责明确，责任到人。在工程实施中要及时采集有效的档案信息，并监督项目运行中的薄弱环节或存在的漏洞；项目竣工验收后要根据档案管理要求及时归档，规避建筑项目整理不规范、资料缺失、超期存放等问题；档案移交后，档案管理人员要做好档案的日常查询借阅、信息补充等工作。建筑企业档案管理部门要明确归档范围及保管期限，并选派熟悉建筑工程管理的人员负责档案管理工作，使档案管理做到责任明确、出入库程序符合相关规范和各项手续完整等。档案信息化管理系统要做到两个及以上职能部门可以在同一系统上实现共同管理、无缝对接，从而保障建筑工程档案管理的连续性，避免因时间跨度大造成资料缺失问题，实现各建筑项目间的信息互通、资源共享。

第二，建筑企业工程项目建设一般由工程管理部门负责牵头，纪检、招标采购、财务、审计、资产、安保及后勤等部门共同参与，除了及时向相关部门报送文件及汇报信息外，在资金来源、工程招标采购、国有资产管理、资金来源与支出情况、后勤服务配合及工程全过程审计等方面，也需要建筑企业各部门之间加强交流与信息沟通。利用数据集成及后台权限平台，档案信息化系统需要根据工程实际情况及部门职责确定平台的浏览、查阅权限，把工程档案平台和建筑企业办公系统及其他业务系统关联起来，从而减少信息资源与人财物力的浪费，提高部门协作能力与工作效率，强化对施工项目的监督检查，为建筑企业审批及决策提供依据[2]。

3结束语

综上所述,建筑工程档案管理是一项综合性、系统性较强的工作。建筑企业想要实现建筑工程档案的科学化管理目标,就必须积极树立科学化管理意识,建立科学化管理制度,加强数字化建设,利用大数据技术深度挖掘档案信息价值,提高档案信息利用率,同时要注重高素质的档案管理人才队伍建设,以保证档案管理工作的落实及档案信息价值的发挥,进而为建筑行业的可持续发展保驾护航。

参考文献

[1]丁灵燕.信息技术在建筑工程档案管理创新中的应用[J].中国建筑金属结构,2021(6):34-35.

[2]张海琳,王玲.基于数据包络分析的建筑工程档案资料智能管理系统[J].自动化与仪器仪表,2020(5):238-242.