中国经济评论2022年9期

银行档案管理信息系统设计研究

张文权

秦皇岛银行股份有限公司   河北省秦皇岛市   066000

摘要：随着档案信息的发展，银行档案工作也应走电子化管理的道路。本文以银行为研究对象，研究如何合理优化现有的档案管理工作，对于档案管理系统进行优化设计，具有较强的针对性和实践指导意义。并在设计过程中，结合各种新型技术，为银行档案管理系统的优化设计提供理论依据，以促进银行档案的转型升级。

关键字：档案管理；信息系统；银行

一、研究背景

信息是支持经济和社会活动的重要工具，具有很大的价值。传统的手工文档管理不仅效率低下、保密性较差，并且查收大量的数据和文档不利于档案的查找、更新与维护。档案管理系统是各大银行进行管理非常重要的工具之一，这种系统对于银行的管理和决策中发挥着重要作用，是对于银行内部档案信息进行精细化管理。档案数据管理系统是集成档案数据的系统，为银行档案管理工作提供了便利，有利于银行开展统一化管理，大大提升了档案管理的工作效率。

利用计算机技术和数据库技术对银行档案进行管理，不仅可以保证数据操作的准确性，而且可以提高档案管理的效率。该系统为银行提供了统一的档案管理平台，改变了效率低、出错率高的传统档案管理模式村子啊的问题，实现了全行的文件管理和文件数据共享。该系统包括基础数据管理、图像数据管理、人员数据管理、数据传输和数据更新管理等，实现了银行档案的高效智能管理。

二、系统需求

档案管理系统通过业务资料对近期数据进行查询，而利用档案管理存储与保存归档后业务资料数据，通过档案管理对实物档案进行管理，业务资料系统不定期和定期归档，移交与更新档案管理的历史数据。

系统通过产生业务数据流入业务资料，通过扫描机录入采集的信息进行服务器存储。ECM服务提供非结构化基础管理与信息存储，不保存元数据。通过内容管理和业务数据业务资料管理将非结构化间数据通过 ID来关联，通过档案管理系统把ID号传递给业务系统，ID 号在档案管理中进行保留，通过内容管理平台档案管理利用业务ID 进行查询数据，在内容管理平台下，通过业务ID内容管理查询ID 匹配数据。通过 Web 服务提供对档案管理的处理与查询。如图1所示。

图1 银行档案管理信息系统功能需求示意图

三、模块设计

银行档案管理系统包括以下功能：报表服务、服务定位、电子档案查询、实物管理、内容服务、检索服务、请求管理、归档服务功能等（详见图2）。

图2 银行档案管理信息系统模板设计示意图

系统管理由权限、用户、角色、机构管理组成，机构和用户是1:N关系，角色与用户是M:N关系，权限和角色是M:N关系。通过机构管理对机构信息进行修改与新增，可通过活动状态对机构进行设置，如果把存在机构设为非活动状态，这样的话，机构内全部用户都不能使用，通过用户管理修改，新增用户信息，对存在用户设置机构的设置，角色设置与状态设置。

通过实物管理可对档案进行管理，如业务档案的入库与出库，归还业务与借阅业务档案管理。档案入库形成了业务资料规范分类，并通过分配存放相应位置，形成档案记录。

借阅档案需检查用户的借阅权限，若存在借阅权限，系统记录下借阅时间，归还时间用户名等信息，并且把借阅档案标注借阅标记。借阅的相关档案在归还的时候取消记录在案已借阅标。

通过报表服务功能，对特定用户业务时间提供统计数据与分析功能。这样用户可查询条件，定制表头等信息。通过系统得到的数据，通过一定规则分析，最后在页面上分析与显示结果。

结论

系统在开发过程中应用.NET 技术、SQL Server 2012 数据库技术完成了银行档案管理信息系统的开发，实现了文件管理、档案管理、档案移交管理、档案借阅、档案信息查询等功能。本文首先介绍了银行档案管理系统开发的必要性。同时，通过功能用例图和业务流程图详细描述了系统的需求。在需求分析的基础上，详细设计了文档管理模块、档案管理模块、档案移交管理模块、档案借阅模块和档案信息查询模块。其次，通过银行档案管理系统的关键操作界面描述了系统的实现过程。最后，在设计完成后，利用关键技术对系统进行了实现。同时，运用黑箱测试方法总结了银行档案管理系统的测试过程和测试结果。经过在线运行，该系统具有实用性强、功能适合用户实际需求、操作方便等优点，较好地满足了用户的实际需求。

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作者简介：张文权，男，1966年1月，河北滦县，研究生学历，经济师，档案管理。