中国科技信息2023年3期

住房公积金贷款档案的管理

史东燕

阿拉善盟住房公积金中心

内蒙古自治区阿拉善盟

750306

摘要：住房公积金档案是各种活动的原始记录,如存款单位和职工的住房公积金的设置,存款,支付,使用,变更和注销,具有保管价值并具有不同形式。住房公积金档案是国家档案信息资源的重要组成部分,是住房公积金工作的重要依据,也是单位和职工支付和使用住房公积金的重要证明,可见住房公积金档案管理具有重要意义。近年来,我国住房公积金制度不断完善,住房公积金管理逐步深化和规范化,住房公积金档案数量逐年增加,如何充分发挥住房公积金档案的价值,为用户提供优质的服务,值得研究。

关键词：住房公积金；贷款档案；管理

引言

住房公积金贷款档案管理中，公积金失信档案属于公积金业务档案的重要组成部分，建立失信档案是房地产市场规范化发展的重要举措，在维护个人住房消费合法权益、促进房地产业健康发展方面起到巨大推动作用。公积金管理机构应加大失信档案的宣传力度，要让广大群众知道，公积金账户上个人资金的取用必须按照规定流程办理。如果采取弄虚作假等行为套取、骗取资金，就会为此付出代价。同时，公积金管理机构应加大与相关联部门的信息共享力度。

1住房公积金档案的特点分析

1.1形成主体众多

住房公积金档案是在公积金交易过程中形成的各种形式和各种资金的原始记录，涉及多个主体和职能部分，这些主体和职能部分承担着住房公积金的积累、运作和管理，中央和地方住房公积金管理中心包括银行、保险公司在内，也有与业务有关的单位，包括为不同类型的房地产交易工作的单位或个人， 参与住房公积金业务的人创建了住房公积金文件，这些文件构成了大量的主体，内容丰富，但有效的管理存在一些问题。

1.2保管期限相对较长。

住房公积金的业务、会计、文书、科技四类档案，(具体内容视情况而定)的保留期不同，大多数文件需要15年或30年的保留期、较长的保留期以及若干文件(如会计报表)。

1.3留存资料规范

随着公共基金制度的不断完善，公共基金公司受到越来越多的监管。从事各种活动的单位和个人必须提供与企业有关的财产相关的材料，只有在住房公积金管理获得批准后，才能导致在经营过程中制定的严格和符合规定的财产交易，尽管有若干过程，但相关材料必须在每个过程中转移，以处理与获得住房公积金相同的业务类型， 偿还住房贷款和其他公司如果私人住房不需要融资，个人用户必须提供必要的信息，如住房合同、证件等，以便能够复制并保留原始数据；至于房屋抵押贷款业务，所需数据应根据房屋的性质和审计提供的材料而有所不同。

2公积金失信档案的归档范围

公积金失信档案属于公积金业务档案的二级类目。国家在构建公积金制度时，并没有考虑到公积金的违规与违法行为，所以在设定档案分类时未把失信档案列为一级类目。为确保失信档案的齐全完整，公积金管理中心应根据国家档案归档范围和办理流程的规定，明确失信档案归档范围和保管期限。首先是登记表及相关材料，包括失信人员身份证明、失信人员提供的虚假材料、套取公积金事件说明材料、行政执法案卷材料。对于属于警告和督促缴纳公积金的行为，应把催缴通知书和公积金缴费整改通知书纳入归档范围。对于严重违法触犯刑法的失信行为，则需要把立案审批表、立案（受案）材料、投诉举报材料、有关部门交办或移送的材料、当事人补充提供的材料、调查证据、询问笔录、执法工作记录、缴存单位资格证明、缴存职工身份证明、缴存职工劳动关系证明、缴存职工工资收入证明、缴存金额确认等虚假手续材料归档。如果失信人员不服从公积金管理中心的处罚结果，进行诉讼或行政复议，则需要把诉讼告知书、复议告知书、起诉状、立案（受理）通知书、应诉通知书、答辩状、开庭通知、传票、判决书、调解书、裁决书、上诉书等材料归档。逾期并恶意拖欠公积金贷款案件，在走法律程序时，法院立案通知书、判决书等纸质文件都需归档。总之，失信档案作为公积金业务档案的重要组成部分，只要是涵盖整个失信案件全过程的认证、报告、申诉、调解、警告、起诉等环节形成的文件材料，都需要归档，以备查询。

3住房公积金贷款档案的管理

3.1规范档案管理

房屋贷款文件管理必须是分层的，批处理管理一个卷，这可能会导致文件管理混乱，这不利于文件管理。如果放置多个文件，则应记录所有文件，以便在以后对房屋基金贷款文件进行多重管理时能够找到这些文件；必须创建一个贷款文件管理目录，按目录组织文件，以避免管理问题，从而确保文件管理的完整性。

3.2失信行政执法档案整理方式

在整个公积金业务档案分类时，第一级类目名称为“专业”，类目代码用“ZY”表示。行政执法档案属于二级类目，类目名称为“行政执法”，类目代码用“ZF”表示。第三级类目应为年度分类法，就是把失信业务档案按形成年度进行分类，类目代码则用四位数字表示，如“2021”。第四级类目名称是组织机构分类法。因为失信案件性质是不尽相同的，有的是不按规定办理公积金缴存登记或者变更、注销登记手续，有的则是截留职工公积金，或提供虚假材料等手段违法违规办理公积金提取、贷款。这些失信行为不是一个部门办理的，所以第四级类目应把这些案件按办理部门进行分类。第四级类目名称用科室名称代表，如“筹资稽查科”“稽核科”“营业部”“朝阳办事处”等。

3.3完善风险防范机制

创建经理的预防性和预防性做法的概念，从第一个信贷接收方存档开始，并根据这些文件管理信息确定风险保护、控制限制、责任保护和特定人员要求的优先级，创建处置步骤，包括同步文件管理和信用管理机制、监控机制、早期警告、违规或到期情况、责任机制和其他措施，以确保基于文件管理数据自动生成和完成风险管理。

3.4诉讼和行政复议档案的整理方式

诉讼和行政复议档案的整理方式，与“行政执法”档案基本相同：第一级类目名称为“专业”，类目代码用“ZY”表示；二级类目名称为“诉讼和行政复议”，类目代码用“SS”表示；第三级类目与第四级类目名称与代码与“行政执法”档案完全相同。

3.5加快档案管理的信息化建设

采用和部署电子文件信息系统来管理无纸化文件，在业务操作过程中可以使用扫描仪、高端设备等将大量业务文件检入到电子文件系统中。，这大大减少了验证副本所需的时间，并提高了工作效率，客户可以通过网络办公、微信、应用程序和其他形式的宣传、拍照和发送电子材料、修改材料以及遵守法规，从而在网上开展业务，否则就拒绝和连接。这样可减少窗口中的员工因耗时的电子文件摄影而出现的不足，并提高服务级别；当然，在保存电子文件时，还应存储必要的纸质文件，这些文件与其他类型的公共基金文件可以参考公司文件的行为，并结合它们的属性来保存电子文件。

3.6注重人才培养

住房公积金档案管理是一项专业工作，需要具备良好的专业知识。对于有效管理影响档案管理质量和效率的基金档案而言，缺乏必要的专业知识是很重要的，一方面要注重员工的培养，注重培养档案管理方面的专业知识和经验，另一方面要注重通过持续培训提高档案工作者的专业能力，并帮助档案管理员通过专题培训获得新的技术和方法。

结束语

综上所述，加强贷款档案管理,有效规避住房公积金风险,是一项系统工程。结合住房公积金贷款的特点,探索制定管理措施,积极迎接挑战,不断提高管理专业化和规范化,优化管理效果,确保住房公积金安全。

参考文献

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