中国科技信息2023年7期

机关事业单位档案信息资源开发分析

丁建华

木垒县财政局  新疆木垒县  831900

摘要：一直以来，机关事业单位档案会对单位中各项活动进行记录，具有极为丰富的信息资源。新时期，机关事业单位档案管理工作人员需要认识到档案信息资源的重要性，确保档案的服务价值得到有效发挥。

关键词：机关事业单位；档案信息资源；开发分析

引言

随着互联网信息技术的广泛应用，我国进入了信息化管理的新时代。机关事业单位人事档案管理信息化是通过计算机技术、网络技术和信息技术加强人事档案管理的一种新趋势。在信息化时代，随着社会的进步，经济和文化事业高速发展，机关事业单位人事档案管理信息化受到了广泛关注。

1机关事业单位档案信息资源开发应用的重要性

机关事业单位在国家机构中是重要的构成部分，主要承担着发挥社会职能的作用。档案管理在机关事业单位中是重要的工作，能够促使机关事业单位更加有效发挥职能，对社会提供更为优质的服务。事业单位的档案在长期发展中形成了各类声像、文字、图片等资料。在机关事业单位发展中，需要确保档案管理的效率及质量有所提升，并且需要更为积极地对档案信息资源进行开发，对于各类档案信息资源予以应用。互联网时代背景下，现代人的生活生产更为便利，办公效率得到了有效提升，档案工作在落实中也产生了一定的变化。档案信息资源主要通过电子档案的方式进行储存，只需少量的空间就能够对大量档案信息进行储存，使档案资源储存效率得到有效提升，与传统纸质档案管理方法相比，储存密度得到了进一步提升，档案管理成本得到有效节约。在机关事业单位档案信息资源应用及开发的过程中，应用网络技术能够使档案信息资源的利用及开发获得诸多便利。互联网时代，档案信息应用与开发具备更加丰富的技术支撑，需要有关管理部门使用更加多样的档案管理方法，对于档案资料内的各类价值信息进行深入挖掘，确保当前信息使用者的多样需求得到满足。

2机关事业单位档案信息资源开发分析

2.1提升工作人员的思想意识与管理态度

提高思想意识在档案管理改革创新中能够发挥巨大的能动作用，由于传统的观念意识已经根深蒂固，事业单位需要深入内部开展对工作人员的观念意识、工作态度的更新和转变，推进思想观念走向现代化。首先，档案管理专员发挥带头作用，主要负责组织、规划、展开宣传工作，借助微信公众号等新媒体工具开展深入宣传，在公众号上向单位全体工作人员普及改革的必要性与重要性。机关事业单位内部的档案管理工作需要严格遵守《档案法》以及相关的法律法规，宣传部门还可以每周在单位开展一次学法活动，增强全体人员的法律意识和档案管理意识，主动参与、配合档案管理部门的日常工作。其次，消除其他业务部门工作人员的误解已经迫在眉睫。例如，有些人错误地认为档案管理工作内容简单、形式单一，单位可以组织其深入档案管理部门开展一日学习活动，观察档案管理部门工作人员的工作行为和工作内容，从根本上转变对档案管理工作的认知，使其在行动上更加配合工作。

2.2建立健全档案管理数字化建设的体制

想要充分发挥档案管理信息数字化建设的优势，首先要建立健全档案管理数字化建设的相关机制以及制度，通过制度规范工作人员的操作，将工作人员的数字化操作进行流程化以及固定化，以此提高档案管理数字化建设的水平和质量。建立健全档案管理数字化建设体制机制能从规范工作人员操作、建立日常管理制度、集合档案数字化管理的特点、规范档案录入等角度入手。从在工作人员对原始档案进行数字化档案录入的过程中，工作人员应规范相关设备的使用流程，比如在使用过程中应落实录入、关键词检查、全文检查以及文件大小格式预估等措施，这样能有效避免录入的数字化档案出现信息失真以及信息缺漏的现象。针对不同类型的档案应做好文件大小格式预估工作，通常情况下，文件大小格式和文件的类型息息相关，比如视频档案的文件明显大于纸质档案文件，视频档案大小和视频长短有关。因此工作人员在进行原始档案录入的过程中做好文件大小预估工作，有效地提高档案信息安全，进而能为档案信息数字化使用奠定坚实的基础。

2.3引入新技术和新方法，推动档案管理信息化建设

机关事业单位在开展档案管理工作的过程中，应紧随时代发展步伐，积极革新管理理念和管理模式，以现代信息化技术、大数据技术等先进技术为依托，大力推进档案管理信息化建设，实现对档案管理工作的实时监测、全面管理，将工作人员从烦琐机械的工作中解放出来，促进档案管理效率和质量的全面提升。一方面，机关事业单位可在信息技术的支持下积极构建档案信息管理系统，通过此系统实现对各类档案资料的全面整合、自动分类和自动保存。这样不仅能够提高档案管理的效率，还能够有效降低出错率，促进档案管理水平显著提升。另一方面，机关事业单位可以在条件允许的情况下构建更先进、更强大的信息综合应用处理平台，将档案信息管理系统与单位内部其他工作信息管理系统对接，实现档案信息与单位内部信息的实时共享，便于工作人员快速调用所需的信息，保证档案管理的时效性、精准性和全面性，由此实现档案管理效益最大化。

2.4提高管理人员素质

人才是机关事业单位建设发展过程中必不可少的组成部分。因此，做好档案管理工作的前提就是做好档案管理人才的招聘及培训工作，提高相关员工的业务水平及专业素养，开发其信息化、创新性思维，从根本上促进档案信息化管理水平的大幅提升。具体而言，第一，机关事业单位应加强财务档案管理队伍建设，选择有政治素养、专业能力的复合型人才。第二，加强现有人员业务素质的锻炼提升，通过组织相关人员进行档案管理类培训或交流。一方面，对现有人员通过选拔、考核、晋升等多种方式畅通渠道，鼓励素质提升；另一方面，档案管理职工应基于自身工作情况，加强自我学习，提升学习主动性，以达到提高自身业务水平的目的。第三，档案管理人员应注重自身思想道德素质的培养，保证工作中严守职业道德，规范化、标准化地开展工作。档案资料中往往包含涉密信息，这便对档案管理人员的思想道德水平提出了较高要求，只有具备高尚的职业道德，才能在工作中真正保障档案私密性。第四，档案管理相关人员应树立主动服务的意识，在做好本职工作的基础上，开发创新性思维，及时从传统管理模式中走出来，促进服务水平的提升。

2.5寻求与信息化开发公司的合作

安全性和可靠性是档案管理行业对存储的基本要求，加强信息化技术的应用，确保档案管理的稳定性和可靠性是十分关键的。不同的行业需要不同的数据分析工具和开发环境，机关事业单位档案管理也是如此。只有熟悉档案行业的档案工作者与专门从事信息化开发的专业公司或人才之间的合作，才能开发出适合机关事业单位档案管理特点的信息化分析工具。当前我国一些事业单位已经依托信息化技术进行人事档案管理系统架构，移植和拓展现有管理平台。

结语

信息化时代的到来对机关事业单位人事档案管理既是机遇，也是挑战。机关事业单位档案馆需要抓住这一机遇，认真应对挑战。随着信息化技术的发展和完善，信息化技术必将具有广阔的应用前景。机关事业单位人事档案管理将在新时代实现巨大突破，人事档案信息资源中的巨大知识宝藏将能够得到真正的开发和利用。

参考文献

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[2]姜珊.新时代做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（9）：76-78.

[3]房安婷.做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].兰台世界，2021（S1）：82-83.